Privacyverklaring Unformed

Versie 1.3 — Ingangsdatum: 31 juli 2026

> Deze versie is gelijkgetrokken met wat er daadwerkelijk in het platform is > geïmplementeerd. Waar een termijn of maatregel nog niet geautomatiseerd is, > staat dat er als zodanig.

1. Wie is Unformed?

Unformed is een softwareplatform waarmee organisaties interactieve feedbackflows kunnen opzetten, feedback kunnen verzamelen en inzichten uit gesprekken en antwoorden kunnen genereren.

Unformed wordt aangeboden door:

In deze verklaring aangeduid als "Unformed", "wij" of "ons".

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

• organisaties en medewerkers die een Unformed-account gebruiken;
• klanten van Shopify-webshops van organisaties die Unformed gebruiken;
• personen die een feedbackflow, interview, enquête of conversatie doorlopen;
• personen die contact opnemen voor support of andere vragen;
• bezoekers van de website en applicatie van Unformed.

3. De rol van Unformed

3.1 Als verwerkingsverantwoordelijke

Voor gegevens die wij voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken: account- en contactgegevens van merchants, abonnements- en factuurgegevens, supportcommunicatie, beveiligings- en toegangslogboeken, gebruiksgegevens van het platform, en gegevens die nodig zijn om misbruik en beveiligingsincidenten te voorkomen.

3.2 Als verwerker

Wanneer een merchant Unformed gebruikt om klantgegevens vanuit Shopify te verwerken, uitnodigingen te verzenden of feedback te verzamelen. De merchant bepaalt dan het doel, de doelgroep, de vragen, de rechtsgrond en de bewaartermijn.

Vragen van Shopify-klanten of respondenten over hun privacyrechten moeten in beginsel aan de betreffende merchant worden gericht. Unformed ondersteunt de merchant daarbij.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

4.1 Merchants en gebruikers

Naam, zakelijk e-mailadres, organisatie- en winkelnaam, functie of rol, account-ID en gebruikers-ID, inlog- en authenticatiegegevens, abonnements- en factuurstatus, supportcommunicatie, instellingen en gebruiksgegevens.

4.2 Shopify-klantgegevens

Voor de post-purchase feedbackfunctie verwerken wij uitsluitend:

• e-mailadres;
• voornaam;
• taal- of locale-instelling;
• marketing- en communicatievoorkeur, waaronder afmeldstatus.

Wat wij niet opvragen of opslaan: achternaam, telefoonnummer, woonadres, factuuradres, betaalgegevens, kaartgegevens en het volledige klantprofiel.

Dit is geen voornemen maar een technische begrenzing: het systeem weigert payloads die financiële bedragen bevatten met een foutmelding. De velden total_price, subtotal, amount, price en currency_amount worden actief afgewezen.

4.3 Bestelgegevens

• Shopify order-ID en ordernummer;
• besteldatum en tijdstip van fulfilment;
• fulfilment-, betaal- en annuleringsstatus als statuswaarde;
• product- en variant-ID's, producttitels en aantallen;
• taal van de klant bij de bestelling;
• technische metadata die bepaalt wanneer een uitnodiging wordt verzonden.

Bedragen worden niet verwerkt. Of een bestelling volledig is terugbetaald, leiden wij af uit de statuswaarde die Shopify meegeeft, niet uit een berekening op bedragen.

4.4 Catalogusgegevens

Producttitel, handle, producttype, merk, productafbeelding, productstatus en product-ID's van de winkel.

Dit zijn geen persoonsgegevens. Ze worden hier genoemd omdat wij ze wel opslaan: ze bepalen welk feedbackgesprek bij welk product hoort, en ze geven de AI-agent context over waar het gesprek over gaat. Prijzen en voorraadstanden worden niet opgehaald.

4.5 Kortingscodes

Wanneer de merchant kortingscodes als beloning heeft ingesteld, maken wij in zijn winkel een kortingsactie aan met daaronder een voorraad unieke codes. Elke code is één keer te gebruiken en geldt voor één klant.

De codevoorraad zelf bevat geen persoonsgegevens: alleen de code, de winkel, de vervaldatum en of hij al is uitgedeeld.

De koppeling tussen een code en een persoon ontstaat pas op het moment van uitdelen, en wordt vastgelegd bij de beloningstoekenning: e-mailadres van de respondent en de code die hij heeft gekregen. Zie de bewaartermijnen hieronder.

4.6 Feedback- en gespreksgegevens

Antwoorden, open tekstreacties, beoordelingen en scores, audio- of transcriptiegegevens wanneer die functie is ingeschakeld, door AI gegenereerde vervolgvragen en samenvattingen, inzichten en aanbevelingen, datum en status van het gesprek, en de bijbehorende technische identifiers.

Respondenten wordt verzocht geen bijzondere persoonsgegevens te delen, tenzij de merchant dit rechtmatig en aantoonbaar heeft ingericht.

4.7 Technische en beveiligingsgegevens

IP-adres, browsertype en apparaatcategorie, sessie- en authenticatiegegevens, tijdstippen van gebruik, foutmeldingen, auditlogs, configuratiewijzigingen, registratie van toegang tot beschermde klantgegevens, en informatie over verdachte activiteiten.

5. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Het aanbieden en beveiligen van het platform; het koppelen van een Shopify-winkel; het herkennen van relevante bestellingen; het versturen van feedbackuitnodigingen namens een merchant; het voorkomen dat afgemelde klanten benaderd worden; het uitvoeren van feedbackflows; het genereren van vervolgvragen, samenvattingen en inzichten; het tonen van resultaten aan de merchant; support; het oplossen van technische problemen; fraudepreventie; wettelijke verplichtingen; en het bijhouden van een toegangs- en incidentenadministratie.

Unformed verkoopt geen Shopify-klantgegevens of feedbackgegevens en gebruikt deze niet voor eigen advertentiedoeleinden.

6. Rechtsgronden

Als verwerkingsverantwoordelijke: uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang (beveiliging, fraudepreventie, support, technische verbetering), of toestemming waar wettelijk vereist.

Als verwerker is de merchant verantwoordelijk voor het vaststellen en documenteren van de rechtsgrond.

7. Gebruik van kunstmatige intelligentie

Unformed kan OpenAI en Anthropic gebruiken om vervolgvragen te genereren, gesprekken samen te vatten, onderwerpen te identificeren, inzichten te formuleren en feedback te categoriseren.

Alleen informatie die noodzakelijk is voor de betreffende functie wordt naar een AI-provider gestuurd. Shopify-klantprofielen en volledige bestelgegevens worden niet standaard doorgestuurd; waar context over een bestelling nodig is, blijft die beperkt tot producttitels en aantallen.

Unformed gebruikt zakelijke API-diensten en geen consumentenaccounts, en schakelt instellingen voor vrijwillige modeltraining uit.

8. Sub-verwerkers

Niet iedere dienstverlener wordt bij iedere flow gebruikt. OpenAI en Anthropic kunnen als alternatieve modelproviders worden ingezet.

De actuele lijst is opvraagbaar via privacy@unformed.ai en wordt gepubliceerd op https://unformed.ai/verwerkersovereenkomst/#huidige-sub-verwerkers. Met relevante dienstverleners sluit Unformed een verwerkersovereenkomst.

9. Doorgifte buiten de EER

OpenAI en Anthropic verwerken in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte gebruikt Unformed de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie, aangevuld met de maatregelen uit hoofdstuk 11.

Alle overige sub-verwerkers verwerken binnen de EER. Database, hosting, opslag, e-mailverzending en monitoring draaien in eu-west-1 (Ierland), voor zowel de productie- als de ontwikkelomgeving.

De enige doorgifte buiten de EER is dus die naar de AI-leveranciers, en die betreft uitsluitend gespreksinhoud — niet de contactgegevens waarmee een uitnodiging wordt verstuurd.

10. Bewaartermijnen

Onderstaande termijnen worden automatisch toegepast door een dagelijkse opruimtaak, tenzij anders vermeld.

Bestelgegevens — 180 dagen

Order-events worden 180 dagen na registratie automatisch verwijderd.

E-mailadres en naam bij een uitnodiging — 90 dagen

Negentig dagen na het verzendmoment, of na het geplande verzendmoment als er nooit verstuurd is, worden het e-mailadres en de naam vervangen door een onherleidbare waarde en wordt de uitnodigingslink onbruikbaar gemaakt.

Het gesprek en de gegeven feedback blijven bestaan; alleen de herleidbaarheid naar de persoon verdwijnt.

Toegangslogboek — 24 maanden

Registraties van toegang tot beschermde klantgegevens worden 24 maanden bewaard en daarna automatisch verwijderd. Het logboek bevat geen e-mailadressen, namen of gespreksinhoud — uitsluitend welke winkel, welke sleutel, welke handeling, hoeveel records en wanneer.

Register van inzageverzoeken — 24 maanden

Afgehandelde inzageverzoeken worden 24 maanden na afhandeling verwijderd. Het register bevat geen e-mailadres van de verzoeker, alleen het winkeldomein, het Shopify klant-id en verwijzingen naar de betrokken records.

Een verzoek dat nog niet is afgehandeld blijft staan, ongeacht ouderdom.

Kortingscodes

De codevoorraad blijft bestaan zolang de kortingsactie loopt; verlopen codes worden niet automatisch opgeruimd. Omdat deze voorraad geen persoonsgegevens bevat, is dat geen bewaartermijnkwestie maar een kwestie van netheid.

De koppeling tussen een uitgedeelde code en het e-mailadres van de ontvanger staat bij de beloningstoekenning. Deze koppeling wordt op dit moment niet automatisch verwijderd. Zij wordt gewist bij een verwijderverzoek van de klant, bij verwijdering van de winkel en bij beëindiging van het account. Automatisering staat op de planning.

Wij noemen dit expliciet omdat het de enige plaats is waar een kortingscode aan een persoon te koppelen valt.

Feedback en gespreksinhoud

Bewaard volgens de instellingen van de merchant. Deze termijn wordt op dit moment niet automatisch afgedwongen; verwijdering gebeurt op verzoek van de merchant of bij beëindiging van het account. Automatisering hiervan staat op de planning.

Verzendgegevens bij de e-mailprovider

Technische afleverstatussen worden bewaard volgens de bewaartermijn van Resend. Unformed bewaart zelf geen aparte kopie van afleverlogs.

Afmeldregistratie

Een minimale registratie van afmeldingen wordt langer bewaard om te voorkomen dat een afgemelde persoon opnieuw wordt benaderd. Zonder die registratie zou een afmelding bij de volgende bestelling zijn werking verliezen.

Account- en factuurgegevens

Accountgegevens gedurende de klantrelatie en maximaal 24 maanden daarna. Facturen gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn.

Bij beëindiging

Bij verwijdering van de Shopify-app ontvangt Unformed van Shopify een verwijderopdracht en wordt alles van die winkel verwijderd: uitnodigingen, order-events, productgegevens, de koppeling en de bijbehorende toegangssleutel.

Bij beëindiging van het merchantaccount zelf verwijdert Unformed de gegevens binnen 90 dagen. Dit is op dit moment een handmatige procedure.

11. Beveiliging

Concreet geïmplementeerd:

• TLS-versleuteling voor al het verkeer;
• versleuteling van opgeslagen gegevens door de databaseprovider;
• aanvullende versleuteling van API-sleutels per winkel met AES-256-GCM, waarbij

de sleutel buiten de database wordt bewaard;

• gescheiden database-omgevingen voor ontwikkeling en productie;
• een aparte databaserol voor de Shopify-app zonder enige rechten op de

gegevens van het platform, afgedwongen door de database zelf;

• rijbeveiliging op alle tabellen met klantgegevens;
• verificatie van de handtekening op alle inkomende Shopify-webhooks;
• koppelcodes die eenmalig bruikbaar zijn en na zestig seconden verlopen;
• een gedeeld geheim tussen app en platform, zodat een onderschepte koppelcode

op zichzelf waardeloos is;

• registratie van iedere toegang tot beschermde klantgegevens;
• automatische verwijderprocedures;
• multifactorauthenticatie en een wachtwoordmanager voor beheertoegang;
• back-ups en herstelprocedures via de databaseprovider.

Geen enkel systeem is zonder risico. Unformed beoordeelt en verbetert de maatregelen periodiek.

12. Privacyrechten

Betrokkenen kunnen recht hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar, intrekking van toestemming en het indienen van een klacht bij een toezichthouder.

Wanneer Unformed gegevens namens een merchant verwerkt, moet een verzoek in beginsel bij die merchant worden ingediend. Unformed ondersteunt de merchant bij de afhandeling.

Verzoeken kunnen daarnaast naar privacy@unformed.ai. Vermeld daarbij de naam van de betreffende webshop.

Verzoeken die via Shopify binnenkomen worden automatisch geregistreerd met een afhandeltermijn van dertig dagen, en Unformed ontvangt daarvan een melding. Bij de registratie wordt vastgelegd welke records bij het verzoek horen — niet het e-mailadres van de verzoeker, want dat is juist het gegeven waar het verzoek over gaat.

13. Geautomatiseerde verwerking

Unformed gebruikt AI om feedback te analyseren en vervolgvragen of aanbevelingen te genereren. Unformed neemt geen zelfstandige beslissingen over personen met juridische gevolgen. Merchants blijven verantwoordelijk voor het gebruik van de gegenereerde inzichten.

14. Kinderen

Unformed is niet gericht op kinderen. Merchants die het platform inzetten voor minderjarigen zijn zelf verantwoordelijk voor een geldige rechtsgrond en eventueel vereiste toestemming.

15. Wijzigingen

Unformed kan deze verklaring aanpassen wanneer de dienst, wetgeving of gebruikte leveranciers veranderen. De meest recente versie wordt gepubliceerd met een bijgewerkte ingangsdatum. Bij wezenlijke wijzigingen worden merchants geïnformeerd via het platform of per e-mail.

16. Contact en klachten

E-mail: privacy@unformed.ai Postadres: Pacayastraat 2 B17, 1105 BT Amsterdam, Nederland

Betrokkenen kunnen een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder.

*Deze verklaring is ook beschikbaar in het Engels op https://unformed.ai/privacy/. Bij verschil tussen beide versies prevaleert de Engelse tekst.*